Основной смысл использования функционала учета остатков — в контроле движения денежных средств. Агент открывает смену в МОМ, принимая остаток — выписывает билеты, формируя чеки — регистрирует передачу денег другому агенту, либо в кассу (инкассация) — создает и регистрирует отчет агента за текущую смену — закрывает смену, фиксируя остаток на конец смены.
Рассмотрим все этапы рабочего дня агента, относящиеся к данному функционалу/
1.Открытие рабочей смены в МОМ.
При включении настроек агенту при открытии МОМ нужно указать, в какой точке продаж, с какой кассой, кассовым аппаратом и на каком рабочем месте работает сегодня агент.
При запуске МОМ работа агента невозможна, пока не будут заполнены указанные выше поля, т.е. в окне клиента МОМ на переднем плане будет отображаться окно открытия смены:
Рассмотрим подробнее поля диалогового окна открытия смены.
При корректных настройках профилей и прав доступа в МОМ, роль агента и агентство должны будут быть предзаполнены. Точку продаж можно будет выбрать из списка точек, прописанных в профиле агента. Важно выбрать корректную точку продаж, а также кассу, кассовый аппарат и рабочее место. Возможность выбора каждого из параметров зависит от структуры агентства, как идет учет — по рабочему месту или по агенту.
В диалоговом окне должны быть заполнены все поля, но основное внимание нужно уделить полю «Остаток по рабочему месту» в колонке «Фактический». Смысл данного поля — зафиксировать сумму остатка на начало рабочей смены. В этом поле сумма будет предзаполнена на основании суммы на конец предыдущей рабочей смены на данном рабочем месте.
Если у агента «на руках» иная сумма, ее нужно скорректировать — в таком случае будет сформирована транзакция коррекции, причину возникновения которой нужно будет выяснить менеджеру или иному контролирующему лицу, но это возможно сделать и позже, после открытия смены агентом.
После нажатия кнопки «Открыть смену» диалоговое окно пропадает, а в верхней статусной строке указано, кто вписан в МОМ, открыта ли смена и сколько времени она уже открыта:
2.Печать чека из МОМ
2.1. Как напечатать чек
Напечатать чек можно только для билетов с формой оплаты «Наличные» и «Кредитная карта (Агентство)». Билеты с данной формой должны быть не оплачены для системы, т.е. у них не должны быть заполнены ячейки с датой и агентом в строках формы оплаты по договору с клиентом:
При печати первого чека из МОМ автоматически открывается кассовая смена, если она ранее не была открыта через web-приложение.
Если билет не оплачен и требуется принять деньги и напечатать чек, нужно нажать кнопку «Печать чека» в маске услуги или на списке «Все продукты»:
При нажатии кнопки откроется диалоговое окно, где уже будет подставлен текущий агент, также будет возможность при необходимости внести e-mail пассажира (если он захочет получить чек на e-mail) или его номер телефона.
При нажатии кнопки «Оплатить» появится диалоговое окно, позволяющее выбрать, на какие элементы стоимости нужно напечатать чек. По умолчанию будут предложены неоплаченные суммы стоимости билета и сборов.
При нажатии кнопки «Оплатить» выйдет окно с предпросмотром чеков. Для авиабилета стоимость услуги и сборы по умолчанию печатаются на разных чеках, оба можно посмотреть, кликнув на список чеков слева:
При нажатии кнопки «Оплатить» чеки будут распечатаны, а в маске билетов в строках форм оплаты будут проставлены текущие дата и агент. Увидеть это можно обновив маску билета нажатием кнопки «Обновить» справа сверху в маске услуги:
Сформированные в МОМ чеки можно посмотреть, создав через «Редактор рабочей области» список, у которого в поле «Тип данных» выбрать значение «Чек». Либо же открыть чек, нажав на ссылку в строке ФОП клиента.
На данный момент МОМ не блокирует билет, если чек был сформирован, поэтому изменяя суммы в билете или удаляя дату и агента в строках ФОП (в том числе с помощью кнопки «Отменить оплату») - сначала удостоверьтесь в детализации строк ФОП или на списке чеков, что чек на билет еще не был напечатан. Если чек был напечатан, то сначала нужно его «отменить», а потом вносить изменения в маску билета. Для этого воспользуйтесь кнопкой «Печать обратного чека», которая находится в заказе в зеленой панели справа. При нажатии этой кнопки МОМ проверяет достаточность средств на кассовом аппарате.
Оплачен билет или не оплачен, т.е. по сути, получены деньги или нет, МОМ определяет по наличию даты и агента в строках форм оплаты по договору с клиентом. На основании этих строк будет формироваться отчет агента и контролироваться движение средств. Таким образом, если агентство не использует функционал печати чеков, то должно контролировать в билетах наполнение полей даты и агента в строках ФОП вручную или с помощью настроек договора.
2.2 Как напечатать обратный чек
В Mid Office Manager предусмотрен механизм, который позволяет "отменить" ошибочные чеки. Для этого необходимо нажать на кнопку "Печать обратного чека", которая позволит напечатать чек обратный ошибочному.
Печать обратного чека возможна только при наличии связанного с продуктом "прямого" чека.
3. Передача денег.
В процессе работы может понадобиться передать наличные средства другому агенту или в кассу для совершения инкассации.
Передача денег другому агенту может быть необходима, если ему не хватает средств для проведения возврата или же, к примеру, в конце смены, когда агенты в точке продаж передают деньги одному агенту для инкассации.
Для передачи денег другому агенту нужно нажать кнопку «Создать», выбрать раздел «Учет остатков» и в нем нажать кнопку «Передача денег агенту».
В представленном диалоговом окне нужно выбрать агента, которому осуществляется передача денег (это можно сделать только для агента, у которого открыта рабочая смена), указать сумму к передаче в одноименном поле, а также указав причину передачи денег в поле «Описание»:
При нажатии кнопки «ОК» формируется транзакция, меняющая балансы передающего и получающего агентов. Данное изменение можно в итоге увидеть как в отчете агента, так и в «Редакторе балансов» (см. соответствующую статью).
При инкассации денег нужно нажать кнопку «Создать», перейти в раздел «Учет остатков» и выбрать кнопку «Передача денег в кассу».
В открывшемся диалоговом окне нужно указать сумму инкассации. Причина передачи денег будет проставлена по умолчанию.
При нажатии кнопки «ОК» формируется транзакция, меняющая баланс передающего агента. Данное изменение можно в итоге увидеть как в отчете агента, так и в «Редакторе балансов» (см. соответствующую статью).
4. Завершение смены.
4.1. Регистрация отчета агента.
Один из параметров завершения рабочего дня агента — создание и регистрация отчета агента за день. Создавать отчет можно сколько угодно раз в течение дня, как для проверки данных, что попали в МОМ, так и для проверки сумм наличности на руках, однако регистрация отчета «за кадром» фиксирует остаток суммы на конец рабочей смены, поэтому нескольких зарегистрированных отчетов за один и тот же период для одного и того же агента быть не может. Это можно контролировать вручную, либо активировав настройки отчета агента «Пересечение периодов запрещено» и «Дубликат запрещен».
Для формирования отчета нужно нажать кнопку «Создать», выбрать раздел «Внутренние отчеты» и нажать кнопку «Отчет агента». При ведении учета остатков все поля отчета должны быть пусты, кроме поля «Лог рабочего времени». Также у поля «Использовать новые остатки» должно быть выбрано значение «Да».
В отчете агента стоит обратить внимание на поля «Остаток денежных средств на начало смены», там должна отражаться сумма, которая была у агента «на руках» в начале смены.
Обязательно нужно контролировать сумму в поле «Остаток денежных средств на конец смены» - ровно столько у агента должно остаться «на руках». Если сумма не совпадает, то требуется обязательно разобраться, из-за чего возникает расхождение. Чаще всего причинами являются не проведенная через систему передача денег или некорректно указанная форма оплаты в каком-то из билетов.
Если суммы остатка фактическая и отраженная в отчете совпадают, то агент должен зарегистрировать отчет, т.е. в диалоговом окне отчета перейти в режим редактирования и нажать кнопку «Зарегистрировать данные отчета»:
При нажатии кнопки возникает диалоговое окно, в котором у агента спрашивается подтверждение суммы остатка. Если агент так и не смог разобраться в причинах расхождения суммы в отчете и «на руках», то в колонке суммы «Фактическая» он может изменить сумму на фактическую, при этом будет сформирована транзакция коррекции и позже менеджер агентства должен разобраться с причиной возникновения расхождений для полноты контроля наличности.
В случае, если отчет был зарегистрирован ошибочно, то в рамках текущей смены его можно вернуть к первоначальному состоянию, внести изменения в маски услуг, переформировать отчет и зарегистрировать его заново. Для этого в диалоговом окне зарегистрированного отчета нужно нажать кнопку «Разрегистрировать отчет агента»:
После чего обновить отчет и снова его зарегистрировать.
Если пропустить этап регистрации отчета, то у следующего агента на данном рабочем месте будет некорректно показан остаток на начало смены, он внесет реальную сумму и сформируется транзакция коррекции, с причиной возникновения которой нужно будет разбираться менеджеру агентства.
4.2. Закрытие кассовой смены.
Помимо создания и регистрации отчета агента, также агентам необходимо закрыть кассовую смену. Для этого агент может воспользоваться функциями в Mid Office Manager, не обращаясь в web-приложение. Для этого нужно нажать кнопку «Меню», выбрать раздел «Управление ККМ» и в появившемся диалоговом окне выбрать кнопку «Z отчет»:
Если кнопки в диалоговом окне недоступны для нажатия, то значит открытая кассовая смена отсутствует.
4.3. Закрытие рабочей смены в МОМ.
Помимо всего прочего агент должен закрыть и смену работы в МОМ. Для этого есть два варианта:
Вариант «Выйти без закрытия смены» предназначен для использования при необходимости перезапуска клиента МОМ (или компьютера целиком) в течение рабочего дня.
Важно! В конце рабочего дня агента смена должна быть закрыта! Если этого не сделать, то в следующем отчете этого же агента на том же рабочем месте будут указана билеты за два дня.
Если на данное рабочее место придет другой агент, то он сможет закрыть лог предыдущего агента принудительно при выборе соответствующей опции. Однако в истории формирования логов это будет сохранено и может быть отслежено менеджерами агентства.
Пункты 4.1 и 4.2. могут быть выполнены в обратном порядке без каких-либо негативных последствий.
5. Редактор балансов.
Движение денег по сменам, по агентам, по рабочим местам и т.д. можно отследить в «Редакторе балансов». Для этого надо нажать «Меню» и выбрать строку «Редактор балансов». Для просмотра остатков в открывшемся окне нужно выбрать агентство, а в появившемся справа поле счет «<название агентства> - Остатки - Агент (RUB)».
Можно смотреть общий баланс денег «на руках» в текущий момент, можно сделать фильтрацию по агенту, по рабочему месту, а также по периоду.